Beskrivning av handlingars offentlighet
Det här är en beskrivning av handlingars offentlighet enligt 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019), vars syfte är att underlätta framställningen av begäran om uppgifter till diskrimineringsombudsmannen.
Var och en har rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999 9 §). En del av diskrimineringsombudsmannens handlingar är offentliga. Handlingarna kan dock också innehålla sekretessbelagd information. För sekretessen finns det alltid någon grund i offentlighetslagen eller i någon annan lag. En part har dessutom rätt att få information om ärenden som berör honom eller henne själv.
Inlämnande av begäran om uppgifter
En begäran om uppgifter som riktas till diskrimineringsombudsmannen kan skickas till registratorskontoret. Registratorskontoret registrerar begäran om uppgifter och skickar den utan dröjsmål till rätt instans för behandling. Vid behov hjälper vi till att specificera den handling som innehåller den nödvändiga informationen. Om diskrimineringsombudsmannen tar emot en begäran om uppgifter som hör till en annan myndighets ansvarsområde, överförs begäran med stöd av 21 § i förvaltningslagen (434/2003) till den myndighet som är behörig i ärendet i fråga.
I samband med begäran om uppgifter rekommenderas det att uppge så noggranna uppgifter som möjligt om ärendet eller handlingarna, såsom identifieringsuppgifter, datum och rubriken för de begärda handlingarna, om de är kända. Dessa uppgifter gör det ofta lättare att specificera den begärda handlingen, behandla begäran om uppgifter och lämna ut uppgifterna. Man kan också fråga diskrimineringsombudsmannen om ärendenas diarieuppgifter, med hjälp av vilka begäran om handlingar kan specificeras närmare. Diarieuppgifterna kan listas till exempel utifrån ärendets identifikation, beteckning eller part.
Behandlingstid för begäran om uppgifter
En uppgift ur en handling ges så snart som möjligt, senast två veckor efter att begäran om uppgifter har gjorts. Om behandlingen och avgörandet av en begäran om uppgifter kräver särskilda åtgärder eller en större arbetsmängd än normalt, ges uppgifter ur en offentlig handling eller avgörs ärendet senast inom en månad från det att begäran om uppgifter gjordes.
Registratorskontorets kontaktuppgifter:
E-post: [email protected], vi rekommenderar att meddelanden som innehåller personuppgifter skickas krypterade via krypterad e-post: turvaviesti.om.fi
Postadress: Diskrimineringsombudsmannen, PB 24, 00023 Statsrådet
Begäran om uppgifter kan också riktas till diskrimineringsombudsmannen och lämnas till statsrådets distributionscentral på adressen Riddargatan 2B, Helsingfors (öppet kl. 8–16.15)
Ärenderegister
Diskrimineringsombudsmannen för ett ärenderegister över anhängiggjorda ärenden, deras behandlingsskeden och tillhörande handlingar.
I ärenderegistret registreras information om ärenden som är under behandling eller har behandlats, parter, ärendenas behandlingsskeden och handlingar i anslutning till behandlingen av ärendet samt uppgifter om avgörandet av ärendet.
Ärenderegistret förs för att tillgodose handlingsoffentligheten, specificera begäranden om uppgifter, strukturera handlingar och andra motsvarande uppgifter, ordna åtgärder som anknyter till ärendehanteringen och följa upp behandlingstiderna.
Uppgifter i ärenderegistret kan sökas t.ex. med ärendets eller handlingens rubrik, namnet på handlingens avsändare eller upprättare samt med olika datumuppgifter, exempelvis datum då ärendet anhängiggjorts eller handlingen upprättats. Ärendehanteringssystemen Hilda och Acta fungerar som ärenderegister.
Avgifter för utlämnande av handlingar
Diskrimineringsombudsmannen är en myndighet och följer offentlighetslagen (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 21.5.1999/621). Enligt offentlighetslagen tar äldreombudsmannen inte ut någon avgift för utlämnande av en handling bland annat när en handling som lagrats i elektronisk form sänds per e-post till den som begärt handlingen (en offentlig handling eller när en sekretessbelagd del enkelt kan avlägsnas) (offentlighetslagen 34 § 1 mom.).
Diskrimineringsombudsmannen kan dock ta ut en avgift för att ta fram en handling om den begärda handlingen inte kan individualiseras tillräckligt väl så att den enkelt kan hittas i ett dokumentregister. Likaså kan en avgift tas ut för begäran om handlingar som kräver särskilda åtgärder, då det för att ta fram handlingen och avlägsna sekretessbelagda uppgifter krävs mer arbete än det normalt krävs för att ta fram en handling eller avlägsna sekretessbelagda uppgifter (offentlighetslagen 13 § 1 mom., 34 § 2 mom.). I dessa situationer kontaktas den som begär uppgifterna separat innan en informationssökning görs eller sekretessbelagda uppgifter avlägsnas som medför kostnader. För arbetet debiteras enligt använd arbetstid 20 euro för varje påbörjad halvtimme.
För sändning av papperskopior debiteras de faktiska postningskostnaderna samt 0,40 euro/sida A4.
Informationslagret för målfrågor
Informationslagrets användningssyfte
Informationslagret upprätthålls för behandling och uppföljning av uppgifter enligt diskrimineringslagen, lagen om diskrimineringsombudsmannen och utlänningslagen.
Informationslagrets informationsmaterial
I informationslagret lagras de uppgifter som krävs för behandling av ärenden, såsom diarienummer som specificerar ärendebehandlingsprocessen, ärendebeteckningen, eventuella parter, åtgärder som vidtagits i ärendet, handlingar som upprättats i ärendet, ärendets behandlingsskede och uppgifter om avgörande.
Sökparametrar för informationen
Ur informationslagret kan man hämta uppgifter till exempel med ärendets identifieringsuppgifter (diarienummer), uppgiftsklass eller ärendebeteckning. Uppgifter kan också hämtas med handlingens typ eller rubrik.
Informationssystem
Uppgifterna i informationslagret behandlas i ombudsmannens ärendehanteringssystem Hilda och ärendehanteringssystem Acta.
Handlingar som hör till informationslagret förvaras i nätmiljöer och verksamhetslokaler som är övervakade och försedda med åtkomsthantering.
Tillgänglighet via tekniska gränssnitt
Uppgifterna är inte tillgängliga via tekniska gränssnitt.
Informationslagret för administrativa ärenden
Informationslagrets användningssyfte
Informationslagret för administrativa ärenden upprätthålls för uppföljning av ärendena. Administrativa ärenden indelas i allmänna administrativa ärenden (till exempel ledning av förvaltningen och verksamhetsplanering), personalärenden (till exempel rekrytering och administration av anställningsförhållanden), ekonomiska ärenden (till exempel planering av ekonomi och egendomsförvaltning), juridiska ärenden (till exempel skadeärenden eller överföring av ärenden), internationella ärenden (till exempel nätverkssamarbete), informationshanterings- och kommunikationsärenden (till exempel dataskyddsfrågor och kommunikation) samt riskhanteringsärenden (anvisningar om risker).
Informationslagrets informationsmaterial
I informationslagret för administrativa ärenden registreras uppgifter om den som anhängiggjort ett ärende, ärendegruppen och en uppgift som specificerar ärendetypen. I informationslagret registreras dessutom information om eventuella åtgärder som vidtagits i ärendet, såsom utredningar eller utlåtanden, samt uppgifter om avgöranden eller andra åtgärder som avslutar ärendet. I handlingen specificeras dess typ eller beteckning, ankomst- eller uppgörandetidpunkt, information om vem som sänt, uppgjort eller godkänt handlingen samt uppgift om handlingens ankomstsätt.
Sökparametrar för informationen
Ur informationslagret för administrativa ärenden kan man hämta uppgifter till exempel med ärendets identifieringsuppgifter (ärendets id/diarienummer), handlingens typ eller rubrik eller med uppgifter om en part.
Informationssystem
Uppgifterna i informationslagret för administrativa ärenden behandlas i ärendehanteringssystemet Hilda (Fujitsu CaseM) samt i statsförvaltningens operativa informationssystem för personal- och ekonomiförvaltning, såsom Kieku, Handi och M2.
Handlingar som hör till informationslagret för administrativa ärenden förvaras i nätmiljöer och verksamhetslokaler som är övervakade och försedda med åtkomsthantering.
Tillgänglighet via tekniska gränssnitt
Uppgifterna är inte tillgängliga via tekniska gränssnitt.