Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä yhdenvertaisuusvaltuutetulle.

Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 9 §). Osa yhdenvertaisuusvaltuutetun asiakirjoista on julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.  

Tietopyynnön toimittaminen

Yhdenvertaisuusvaltuutetulle osoitetun tietopyynnön voi toimittaa kirjaamoon. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen viivytyksettä käsittelyyn oikealle taholle. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan, josta tieto tarvitaan. Jos yhdenvertaisuusvaltuutettu vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.

Tietopyynnön yhteydessä on suositeltavaa ilmoittaa asian tai asiakirjojen mahdollisimman tarkat tiedot, kuten tunnistetieto, päiväys ja pyydettävien asiakirjojen nimike, jos ne ovat tiedossa. Usein tämä edesauttaa pyydetyn asiakirjan yksilöintiä, tietopyynnön käsittelyä ja tietojen luovuttamista. Valtuutetulta voi tiedustella myös asioiden diaaritietoja, jonka avulla asiakirjapyyntö on mahdollista yksilöidä tarkemmin. Diaaritiedot voidaan listata esimerkiksi asian tunnisteen, nimikkeen tai asianosaisen perusteella.

Tietopyynnön käsittelyaika

Tieto asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tietopyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

Kirjaamon yhteystiedot:

Sähköposti: [email protected], suosittelemme lähettämään henkilötietoja sisältävät viestit salattuna turvapostin kautta: turvaviesti.om.fi

Postiosoite: Yhdenvertaisuusvaltuutettu, PL 24, 00023 Valtioneuvosto

Tietopyyntö voidaan jättää myös yhdenvertaisuusasiavaltuutetulle osoitettuna valtioneuvoston jakelukeskukseen osoitteeseen Ritarikatu 2B, Helsinki (avoinna klo 8–16.15)

Asiarekisteri

Yhdenvertaisuusvaltuutettu ylläpitää asiarekisteriä vireille pannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. 

Asiarekisteriin rekisteröidään tieto käsittelyssä olevista ja käsittelyssä olleista asioista, asianosaisista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista sekä tiedot asian ratkaisusta.

Asiarekisteriä ylläpidetään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi, tietopyyntöjen yksilöimiseksi, asiakirjojen ja muiden niitä vastaavien tietojen jäsentämiseksi, asiankäsittelyyn liittyvien toimenpiteiden järjestämiseksi ja asiankäsittelyaikojen seuraamiseksi.

Tietoa asiarekisteristä voi hakea esim. asian tai asiakirjan otsikolla, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärätiedoilla, esim. asian vireilletulo- tai asiakirjan laatimispäivällä. Asiarekistereinä toimivat Hilda- ja Acta-asianhallintajärjestelmät.

Asiakirjan antamisesta perittävät maksut

Yhdenvertaisuusvaltuutettu on viranomainen ja noudattaa julkisuuslakia (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621). Sen mukaisesti yhdenvertaisuusvaltuutettu ei peri maksua asiakirjan antamisesta muun muassa silloin kun sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään sähköpostitse asiakirjaa pyytäneelle (julkinen asiakirja tai kun salassa pidettävä osuus on yksinkertaisesti poistettavissa) (JulkL 34 § 1 mom).

Yhdenvertaisuusvaltuutettu voi kuitenkin periä maksun asiakirjan hakemisesta, jos pyydetty asiakirja ei ole riittävästi yksilöitävissä niin, että se on yksinkertaisesti löydettävissä asiakirjarekisteristä. Samoin maksu voidaan periä erityisiä toimenpiteitä vaativissa asiakirjapyynnöissä, kun asiakirjojen haku ja salassa pidettävien tietojen poistaminen vaatii tavanomaista asiakirjojen hakua tai salassa pidettävien tietojen poistamista enemmän työtä (JulkL 13 § 1 mom, 34 § 2 mom). Näissä tilanteissa tietojen pyytäjään ollaan erikseen yhteydessä ennen kustannuksia aiheuttavaa tiedonhakua tai salassa pidettävien tietojen poistamista. Työstä veloitetaan käytetyn työajan mukaan 20 euroa jokaiselta alkavalta puolelta tunnilta.

Paperikopioiden toimittamisesta veloitetaan todelliset postituskulut sekä 0,40 euroa/ A4sivu.

Päämääräasioiden tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus

Tietovarantoa pidetään yllä yhdenvertaisuuslain, valtuutetusta annetun lain ja ulkomaalaislain mukaisten tehtävien käsittelyä ja seurantaa varten.

Tietovarannon tietoaineistot

Tietovarantoon tallennetaan asioiden käsittelyn edellyttämät tiedot kuten asiankäsittelyprosessin yksilöivä diaarinumero, asianimike, mahdolliset asianosaiset, asiassa suoritetut välitoimet, asiassa laaditut asiakirjat, asian käsittelyn vaihe ja ratkaisutiedot. 

Tietojen hakutekijät

Tietovarannosta voi hakea tietoa esimerkiksi asian tunnistetiedolla (diaarinumero), tehtäväluokalla tai asianimellä. Niin ikään tietoja voi hakea asiakirjan tyypillä tai otsikolla.

Tietojärjestelmät

Tietovarannon tietoja käsitellään valtuutetun asianhallintajärjestelmä Hildassa ja asianhallintajärjestelmä Actassa.

Tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

Saatavuus teknisen rajapinnan kautta

Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.

Hallinnollisten asioiden tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus

Hallinnollisten asioiden tietovarantoa pidetään yllä asioiden seurantaa varten. Hallinnolliset asiat jakautuvat yleishallintoasioihin (esimerkiksi hallinnon ohjaus ja toiminnan suunnittelu), henkilöstöasioihin (esimerkiksi rekrytointi ja palvelussuhteen hallinnointi), talousasioihin (esim. talouden suunnitteluun ja omaisuuden hoitoon) oikeudellisiin asioihin (esimerkiksi vahinkoasioihin tai asian siirtoihin), kansainvälisiin asioihin (esimerkiksi verkostoyhteistyöhön), tiedonhallinta- ja viestintä asioihin (esimerkiksi tietosuoja-asioihin ja viestintään) sekä riskienhallinnan asioihin (riskeistä ohjeistamiseen).

Tietovarannon tietoaineistot

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään tiedot asian vireillesaattajasta, asiaryhmästä ja asiatyypin yksilöivä tieto. Lisäksi tietovarantoon rekisteröidään tieto asiassa mahdollisesti suoritetuista välitoimista, kuten selvityksistä tai lausunnoista, sekä tieto asian päättävästä ratkaisusta tai muusta toimesta. Asiakirjasta yksilöidään sen tyyppi tai nimike, saapumis- tai laatimisajankohta, tieto asiakirjan lähettäjästä, laatijasta tai hyväksyjästä sekä tieto asiakirjan saapumistavasta.

Tietojen hakutekijät

Hallinnollisten asioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian tunnistetiedolla (asiatunnus/diaarinumero), asiakirjan tyypillä tai otsikolla taikka asianosaista koskevalla tiedolla. 

Tietojärjestelmät

Hallinnollisten asioiden tietovarannon tietoja käsitellään Hilda-asianhallintajärjestelmässä (Fujitsu CaseM) sekä operatiivisista valtionhallinnon henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmistä kuten Kieku, Handi ja M2. 

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

Saatavuus teknisen rajapinnan kautta

Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.